Datum:             29 mei 2008 

Onderwerp:     De Content Strategy van de Shared Service Organisatie van Verkeer en Waterstaat.  

Gesprekspartner:                De heer Has van den Hoven en mevrouw Lia Strik-Zijlstra 

Functie Has van der Hoven:  Hoofd FB/DIM Shared Services Organisatie Verkeer en Waterstaat.
Functie Lia Strik-Zijlstra:      Teamleider Afdeling Documentair Informatiemanagement 

Inleiding
In dit maandartikel van Content Strategy staat de Shared Services Organisatie (SSO) van Verkeer en Waterstaat Centraal. De heer Has van den Hoven is onze gesprekspartner. Naast Has neemt ook Lia Strik actief deel aan de totstandkoming van dit maandartikel.  

Programma Duurzaam Digitaal Archief (DIA)
Eerst iets over de achtergrond van Has. Voordat Has Hoofd FB/DIM SSO werd, was hij eerst als controller actief bij de Afdeling Financiële Middelen. Vanuit die functie kreeg Has te maken met het Programma DIA. DIA was ambitieus en had als doelstelling om digitaal werken binnen Verkeer en Waterstaat te introduceren. Zowel medewerkers als het Bestuur van VenW waren er nog niet klaar voor, aldus Has.  Om medewerkers en Bestuur wel goed voor te bereiden zijn er aanpassingen in de doelstellingen van DIA gemaakt en is er een nieuwe naam bedacht. DIA ging verder onder de naam Implementatie Duurzaam Efficiënt Elektronisch Archief (IDEEA) en had drie doelstellingen:

1. TRIM (Recordsmanagementsysteem) uitrollen
2. Professionalisering van de DIV functie (SSO)
3. Wegwerken achterstanden in het archief.

Professionalisering van de DIV functie (SSO)
Bij de oprichting en inrichting van de SSO organisatie zijn we niet over één nacht ijs gegaan, aldus Lia. We hebben vanaf een 0-situatie via een DIV-game en mini-assessments de aanwezige kennis en kunde uitgebreid in kaart gebracht. Aansluitend is een opleidingsprogramma met een aantal opleidingsinstituten vorm en inhoud gegeven. De SSO wilde duidelijk en herkenbaar de Shared Service gedachte en flexibiliteit van dienstverlening in het curriculum verwerken. Heel vervelend maar wel begrijpelijk. Toen bleek dat de Certificering van deze opleidingsinstituten in de weg zaten bij het samenstellen van dit gewenste curriculum omdat deze opleidingen nog vooral waren gericht op DIV ‘oude stijl’.  

Digitaal en Employee Self Service worden de norm
De implementatie van TRIM voor recordsmanagement is binnen de bestuurskern inmiddels afgerond. En is er een nieuwe visie op Document Management geformuleerd. Hierin vervullen Digitaal werken en Employee Self Service (ESS) een belangrijke rol. - Digitaal om dat alleen op deze manier de grote hoeveelheid informatie kan worden beheerd en overal kan worden nageslagen. - ESS omdat de medewerkers een steeds belangrijkere taak krijgen om zelf deze informatie op te slaan en te raadplegen. De afdeling DIV zal geen rol meer hebben in het archiveren van documenten. Wel blijven ze op de achtergrond aanwezig om het ESS-proces te faciliteren. Bij de realisatie van deze nieuwe normen komen vragen naar boven als: Welke kennis ga ik delen? Hoe ga ik om met vertrouwelijke gegevens? En hoe gaan we met die grote hoeveelheid gegevens om? Welk inzichten wil je als manager hebben in de procesverwerking van gegevens? Welke rol zal DIV daar nu precies in gaan spelen? 

Pilot DG Water
Deze en andere vragen komen aan de orde in een van de pilots. Voorbeeld is de Pilot bij DG Water. Hier wordt een DMS op basis van TRIM geïmplementeerd en wordt gekeken hoe de ambtenaren er mee om gaan. Belangrijke uitkomst tot nu toe is dat de gebruikers binnen de Pilot behoefte hebben om hun digitale dossiers te delen met andere afdelingen binnen VenW. Om dat te realiseren zal het systeem ook bij andere DG’s moeten worden geïmplementeerd en zal de mogelijkheid gaan bestaan om dossier ‘horizontaal’ met elkaar te delen. Om zover te komen zal ook de bestuurlijke top van VenW de horizontale dossiers moeten adopteren.  Naast het enthousiasmeren van de bestuurlijke top, geeft Lia aan, zal Substitutie randvoorwaardelijk zijn voor de succesvolle implementatie van Digitaal werken. Het is namelijk onwenselijk om zowel een papieren dossier als een digitaal dossier te beheren.