Organisatie: Gemeente Heemstede

Probleemstelling: De Gemeente zoekt in haar DMS naar de ideale balans tussen het aantal metadata dat toegevoegd moet worden en de kwaliteit van de zoekresultaten. Hoeveel metadata velden zijn er minimaal nodig om stukken op dusdanige wijze te ontsluiten dat ze eenvoudig en compleet teruggevonden kunnen worden? Hier speelt verder dat de beleidsmedewerkers zelf hun stukken moeten ontsluiten en dat niet alleen door de DIV afdeling kunnen laten doen.

Aanpak: Interviews met gebruikers van het DMS door de hele organisatie. In de gespreken nadruk op hoe het DMS hun werk ondersteunt. Workshop met verbetervoorstellen. Uitwerken eindrapport met lange en korte termijndoelen.

Meerwaarde: Het abstraheren van een gezamenlijke werkwijze. Het helpen slaan van de brug tussen de DIV en de business afdelingen. 

Rol Content Strategy: Implementatie adviseur van DMS en Enterprise Search. Tevens interviewer van gebruikers uit verschillende disciplines en moderator van de workshops.

·